海外就職を目指すなら必読！英語表記の在職証明書の作り方

スイスは多様な言語、文化、産業が集まる魅力的な国ですが、就職活動をする場合には慣習や手続きに独自のルールがあります。その中でも重要なのが、在職証明書の英語表記です。

スイスの企業にとって、日本語で書かれた在職証明書は理解するのに苦労する場合があるため、英語表記が必要になります。

しかし、英語が母国語でない場合、正しい表現やフォーマットに悩むことがあるかもしれません。

そこでこの記事では、スイスでの就職活動に必要な英語表記の在職証明書の作り方を詳しく解説します。また、在職証明書を作成する上での注意点や必要な情報、書式など、スイスの就職活動に役立つ情報もまとめています。

この記事を読むことで、スイスでの就職活動に必要な在職証明書の作り方がわかり、求職者自身が自信を持って就職活動を進めることができるようになるでしょう。

スイスの在職証明書に記載すべき事項

スイスの在職証明書には、あなたが働いていた期間や役職だけでなく、さまざまな情報が記載される必要があります。

しかし、それらの情報を書くのにはどのようなルールがあるのでしょうか？

ここでは、スイスの在職証明書に記載しなければならない事柄について解説していきます。

スイスの債権法による定め

こちらがスイスの債権法となります。

この中では一般規定に始まり、契約関係の種類など、様々な事柄が明記されています。

では、第330a章の項目を一緒に見ていきましょう。

このように、要望があれば、雇用主は従業員に対して在職証明書を作成する義務があると明記されており、その内容をまとめると以下のようになります。

雇用関係の性質とは、雇用主は誰なのか、誰と結んだ契約なのか、従業員のポジション、フルタイムなのかどうか、契約期限はあるのか、などのことを指します。

このように、日本でよく使用されているような在職証明書のテンプレートを翻訳しただけでは、情報としてはかなり乏しいものとなるので、注意が必要です。

連邦経済省経済管轄局による在職証明書についてのアドバイス

雇用期間、雇用関係の性質、従業員の仕事や振る舞いの評価って言われても、少し抽象的過ぎてピンとこないのですが、、。どういうこと？

先ほど紹介した第330a章をどのように解釈すればよいのか、連邦経済省経済管轄局であるSECOが詳しく解説しているので、これについても触れておきます。

これは在職証明書に関してのSECOの公式ページで、従業員が持つ権利や、明記すべき内容をアドバイスという立ち位置で説明しています。

まずは冒頭部分において、フランス語での長文の但し書きがあります。

Les réponses suivantes se rapportent aux conditions du contrat de travail de droit privé. Nous rappelons que, dans ce domaine, seul le juge civil est compétent pour rendre une décision en cas de litige. Les réponses suivantes constituent donc un avis purement indicatif et non contraignant. En outre, les conditions de travail dans un contexte de droit public, comme les engagements au sein de l’administration ou dans des entreprises appartenant à l’Etat, sont généralement soumises à des règles propres, de sorte que les réponses suivantes ne s’y appliquent pas ou que leur application est limitée.

以下の回答は、私法上の雇用契約の条件に関するものです。この分野では、紛争が発生した場合、民事裁判所のみが判決を下す権限を有することをご承知おきください。したがって、以下の回答は、あくまでも参考であり、法的拘束力を持つものではありません。さらに、政府内の公約や国が所有する企業など、公法上の文脈における労働条件は、一般的に独自の規則に従うため、以下の回答は適用されないか、あるいは限定的に適用される可能性があります。

出典：Certificat de travail, Secrétariat d’Etat à l’économie SECO

「SECOが解釈したスイスの債権法の第330a章」という大前提があるので、SECOが示す在職証明書に関する指南においては法的な拘束力を持たない、といった趣旨の文章です。

では、但し書きの下にある３つの回答をそれぞれ詳しく見ていきましょう。

①労働者の権利

Le travailleur a-t-il le droit d’exiger un certificat de travail de son employeur ?

Oui, en vertu de la loi (art. 330a CO), le travailleur peut demander en tout temps à l’employeur un certificat.

Le certificat peut être établi comme certificat intermédiaire pendant la durée des rapports de travail ou seulement au terme de ceux-ci comme certificat final.

Le délai de prescription, de dix ans, commence à courir à partir de la fin des rapports de travail.

出典：Certificat de travail, Secrétariat d’Etat à l’économie SECO

ここでは、労働者が持つ権利と、在職証明書の種類が説明されています。

在職証明書は、雇用期間中に発行される中間証明書（Intermediate work certificate）と呼ばれるものと、雇用が終わる間際に発行される最終証明書（Final work certificate）の２種類あります。

②在職証明書に含まれる内容

Quel est le contenu d’un certificat de travail ?

On distingue entre le certificat complet et le certificat limité ou l’attestation de travail.

Le certificat de travail complet (art. 330a, al. 1, CO) renseigne sur :

• la nature et la durée des rapports de travail,
• la qualité du travail et le comportement du travailleur.

Le certificat de travail limité ou attestation de travail se limite aux données concernant la durée et la nature des rapports de travail (art. 330a, al. 2, CO)

出典：Certificat de travail, Secrétariat d’Etat à l’économie SECO

ここでは、内容の異なる在職証明書の紹介と、それぞれ何を記載すべきかを端的に示しています。

特別な事情がない限り、雇用関係の性質とその期間、仕事の質及び労働者の振る舞いを記載した完全な在職証明書を離職時に作成し、次の求職時に利用するのが一般的です。

③在職証明書における詳細なルール

A quelles exigences le certificat de travail complet doit-il répondre ?

Le certificat de travail complet devrait comprendre les informations suivantes :

• identité du travailleur et de l’employeur,
• début et fin des rapports de travail,
• liste détaillée des fonctions importantes et des activités marquantes du travailleur dans le cadre de ses rapports de travail, y compris la durée de ces activités,
• l’appréciation des performances du travailleur (qualité et quantité du travail fourni) et de son comportement,
• signature valable de l’employeur, y compris la date d’établissement du document (le certificat de travail porte normalement la date du dernier jour des rapports de travail).

Au demeurant, le certificat de travail doit correspondre formellement et matériellement aux usages commerciaux :

Conditions formelles :

• dactylographie, en général impression informatique soignée sur un papier normal de bonne qualité ;
• Exactitude linguistique (clarté, intelligibilité, orthographie correcte) ;
• communication d’une image ordonnée (absence de ratures, etc.).

Conditions matérielles :

• les appréciations doivent reposer sur les critères usuels ;
• complétude (p. ex., l’appréciation du comportement ne doit pas être omise) ;
• limitation du contenu aux données nécessaires à l’appréciation des performances et du comportement du travailleur ; les informations sur des aspects sans lien direct avec les rapports de travail sont illicites ;
• affirmations véridiques ;
• formulation bienveillante, mais dans le respect du devoir de vérité. Les faits négatifs peuvent être mentionnés dans le certificat, dans la mesure où ils importent à l’évaluation globale du travailleur et qu’il ne s’agit donc pas d’incident isolés ou de faits anodins ;
• proscription des formulations ambiguës et du recours à un langage codé (par lequel des expressions apparemment neutres ou positives recèlent des messages négatifs à l’attention des initiés).

出典：Certificat de travail, Secrétariat d’Etat à l’économie SECO

ここでは、在職証明書における詳細なルールを紹介しています。

あくまで、「SECOが解釈したスイスの債権法の第330a章」という大前提があるのですが、利用する紙の種類など、かなり具体的なアドバイスとなっているので、知っておいて損はないかと思います。

ということで、いかがでしたでしょうか？スイスで利用されているフォーマットを事前に知ることで、競合する相手と少なくとも近い土俵で勝負できると思います。

まずは敵を知るべしってやつですよね！

次の章では、先ほど紹介したことを踏まえて実際にスイスの在職証明書のテンプレートを作ってみたので、ぜひ活用してみてください。

魅力的な英文在職証明書のフォーマット

日本とスイスでは、在職証明書の形式や内容に違いがあります。

日本の在職証明書は、会社の名前、従業員の氏名、在籍期間、役職などを含む簡素な形式が一般的です。一方、スイスの在職証明書には、日本の在職証明書に加え、社員のパフォーマンス評価、スキルや資格などの詳細な情報が含まれることがあります。

では、まず初めに、日本での典型的な在職証明書の例を見てみましょう。

日本での典型的な在職証明書の例

このように、一般的な日本の在職証明書は、会社の名前、従業員の氏名、在籍期間、役職など必要最低限の情報しか含まれておりません。

次に、スイスでの在職証明書の例を見てみましょう。

スイスでの在職証明書（Intermediate work certificate）の例

XXX Architects
Architect Yuki Yamada

INTERMEDIATE WORK CERTIFICATE

This letter serves as a formal work certificate for Ms. Yuki Yamada, born on 31st October, 1998, with an unlimited employment contract. She has worked since April 2022 as an architect at XXX Architects, on a 100% basis.

Within the framework of her position, Ms. Yuki Yamada carries out the following primary tasks:

・Drafting of detailed 2D drawings
・3DCG Visualisation
・Image modification and desktop publishing

Ms. Yuki Yamada is a well-organized and dynamic employee, who always approaches her work with a positive attitude. Her precision and sense of initiative have allowed her to fully meet the requirements of her position, making her a conscientious, committed, and extremely reliable employee. Her ability to coordinate with all participants in complex decision-making processes is remarkable.

This intermediate work certificate has been issued due to her request. We hope to be able to continue our collaboration with Ms. Yuki Yamada. We are grateful for her dedication and outstanding performance during her time with us, and we wish her all the best in her future endeavors. We would like to express our sincere appreciation for her contribution to our organization.

Nishishinjuku, 2nd May 20XX

Taro Yamada

XXX Architects

2-8-1, Nishishinjuku,
Shinjuku-ku,
163-8001, Tokyo, Japan

+81 70 XXXX YYYY
office@gmail.com
office.website.jp

スイスでの在職証明書（Final work certificate）の例

XXX Architects
Architect Yuki Yamada

FINAL WORK CERTIFICATE

This letter serves as a formal work certificate for Ms. Yuki Yamada, born on 31st October, 1998, with an unlimited employment contract. She has worked since April 2022 as an architect at XXX Architects, on a 100% basis.

Within the framework of her position, Ms. Yuki Yamada carries out the following primary tasks:

・Drafting of detailed 2D drawings
・3DCG Visualisation
・Image modification and desktop publishing

Ms. Yuki Yamada is a well-organized and dynamic employee, who always approaches her work with a positive attitude. Her precision and sense of initiative have allowed her to fully meet the requirements of her position, making her a conscientious, committed, and extremely reliable employee. Her ability to coordinate with all participants in complex decision-making processes is remarkable.

On 2nd May 20XX, Ms. Yuki Yamada is leaving us. We are issuing this final work certificate to Ms. Yuki Yamada upon her request as she seeks to further her professional endeavors. We are grateful for her dedication and outstanding performance during her time with us, and we wish her all the best in her future endeavors. We would like to express our sincere appreciation for her contribution to our organization.

Nishishinjuku, 2nd May 20XX

Taro Yamada

XXX Architects

2-8-1, Nishishinjuku,
Shinjuku-ku,
163-8001, Tokyo, Japan

+81 70 XXXX YYYY
office@gmail.com
office.website.jp

このように、スイスでの一般的な在職証明書は、文章で対象となる人を説明しています。

また、Intermediate work certificateとFinal work certificateの違いについてまとめると、Intermediate work certificateは、勤続中の従業員の勤務成績を証明する文書であり、Final work certificateは、従業員の最終的な雇用契約と退職に関する詳細を記載した文書であると言えます。

これらを理解したうえで、今の自分の状況に合った英文在職証明書のタイトルを決めましょう。

まとめ

この記事では、スイスで就職活動をする際に必要となる在職証明書の英語表記について詳しく解説してきました。

いかがでしたでしょうか？

スイスの在職証明書に記載しなければならない事項や、在職証明書を作成する際の注意点や必要な情報、書式について少しでも理解を深めるきっかけになればと思います。

最後に改めて「英語表記の在職証明書の作り方」をおさらいすると、

上記の５つを押さえておけば問題ないかと思います。

みなさんがこの記事を参考にして、スイスでの就職活動を円滑に進めれることを願っています。

では、引き続き就活頑張ってください！